Řešení týmové komunikace

Otázky k zamyšlení:

K čemu je dobré řešit týmovou komunikaci? Je vždy nutné nějaké komplexní řešení?
Jaké jsou alternativy? (nezapomenout na telefon, přímou mluvenou komunikaci .. možný výlet do historie)
Jejich výhody/nevýhody z pohledu různých typů týmů (např různá velikost, hierarchie atp .. co takové týmy potřebují?)
Porovnání nákladů na užívání (opensource taky není zadarmo, někdo to musí nakonfigurovat, spravovat, to stojí peníze...)
Požadavky na bezpečnost, archivaci atp ..
Co asi zvolí tým, řešící např nějaký velký opensource projekt? (sem zapadne Google Code, Source Forge, pomocné technologie jako TRAC atp.)

Týmová komunikace

Důležitost týmové komunikace

v týmu všichni usilují o dosažení stejného cíle
je třeba definovat cíl a docílit, aby všichni věděli, jaký je
nejasnosti se musí vyřešit co nejdříve, aby se tým mohl posunout kupředu
tým musí vědět o změnách v projektu, aby mohl efektivně fungovat

Tým je postaven na hierarchii rolí, které mají na starosti delegování myšlenek z jednotlivých okruhů.

Volba rozhraní komunikace

Požadované vlastnosti:

editovatelné stránky na bázi wiki
spolehlivost, bezpečnost
řízení přístupových práv
archivace komunikace
přidělování úkolů
CVS/SVN (správa verzí) pro paralelní práci na projektu
Bug tracking

Posuzované systémy:

Seznam softwaru pro managment projektů (wikipedia.org)

Komerční řešení

Centrální systém

Založené na softwaru:

Artemis

www.aisc.com/

+ dlouhá historie
+ umožňuje detailní plánování a inteligentní přeplánováni vývoje s promítnutím změn do plánu
+ usnadňuje přidělování úkolů podle zkušeností a dostupností pracovníků

- příliš komplikovaný a pro naše účely nepřehledný, určený pro obrovské projekty a komplexní správu projektů (včetně financí a všech doplňkových zdrojů)
- 2006 koupen jinou společností, vývojový tým zredukován a přesunut do indie = možná nespolehlivost v dalším vývoji a podpoře

Collanos

www.collanos.com/

+ BASIC je free!
+ obsahuje vše potřebné pro malý vývoj
+ P2P=synchronizuje data na každém klientovi když se připojí neboli je decentralizovaný
+ data k dispozici offline i online
+ umožňuje veškerou (i instant) komunikaci, vyjma hlasové.
+ dokáže zaintegrovat i externí webové zdroje
+ vhodný pro menší týmy
+ pohodlně jednoduchý

- běží na Javě
- v offline režimu nejste vždy aktuální
- nešikovný IM
- nutnost mít u sebe klienta při pohybu (částečně ruší online/offline výhodu)
- pouze Beta verze

MS Project

office.microsoft.com/en-us/project/default.aspx

+ dobrá podpora a velká uživatelská základna
+ umožňuje přehlednou organizaci projektu

- nevhodný jako hlavní komunikační středobod. Jeho hlavním účelem není týmová komunikace

Tracker Suite

www.trackersuite.com/

+ přehledná organizace projektu

- určený pro správu velkých týmů a běhu projektu jako takového (docházka, časový plán pro osoby...)
- příliš specializovaný na management, nikoliv přímo na komunikaci
- vyžaduje Lotus Notes

Collaber

www.collaber.com/

+ přehledný
+ IM orientovaný
+ tabulky
+ přehledné diskuse
+ Polls - názory, velmi dobrý nápad, s hlasováním
+ vhodné pro malý tým
+ adminem strukturované práva

- graficky nepohodlný
- nemá přehledný zdroj informací
- zatím pouze RC1

Microsoft Groove

office.microsoft.com/en-us/groove/FX100487641033.aspx

+ Mnoho užitečných fcí
+ P2P přístup (offline/online výhoda)
+ Tools - umožňuje rozšíření
+ neustále šifrovaný
+ snadno zvládá NAT a Firewally

- ne vždy aktuální informace v offline módu
- pouze pro platformu Windows

Webově orientované:

@Task

www.attask.com/

+ rychlé AJAX API
+ přehledné a efektivní plánování

- příliš korporátně orientovaný (zbytečná hierarchie)
- příliš se soustředí na přidělování a sledování úkolů. Komunikace je zde vedlejší a je jen formou updatů v projektu či formou poznámek

24SevenOffice Collaboration

www.24sevenoffice.com/Webpage/int/products_collaboration.html

+ vhodný pro menší a střední týmy
+ oddělený mail a konference
+ přímá a intuitivní obsluha - nepřekomplikovaná menu

- postrádá IM

BaseCampHQ

www.basecamphq.com/

+ přehledné a příjemné GUI
+ přehledný message board a chat
+ vhodný pro malé projekty

- zaměřený spíše na samotné přidělování úkolů a organizací úloh
- postrádá přehled o stavu úkolů (rozpracování)

Central Desktop

www.centraldesktop.com

+ vhodný pro menší týmy
+ wiki orientováno
+ fulltext hledání
+ konference a chat
+ autorizace k úkonům = strukturování práv

- slabá v komunikaci

Clearspace

www.jivesoftware.com/products/clearspace/

+ vysoce přizpůsobitelné
+ dobrá wiki

- příliš rozsáhlé
- postavené na Javě
- chybí IM

Collaba

www.collaba.com/

+ grafický chat i s kreslením
+ mnoho způsobů komunikace

- málo funkcí pro organizaci projektu
- spíše pro organizaci času jednotlivých členů
- pro velké komunity
- běží na Javě

iSense

www.nextgroupware.com/

+ přehledný
+ vše snadno viditelné
+ pohodlné použití

- nadbytečné funkce proorientaci na zákazníka projektu

IBM Lotus Sametime

www-306.ibm.com/software/lotus/sametime/

+ dobrá integrace do Lotus Notes a MS Office

- nemá projektové funkce

Open source a free řešení

Žádný ze systému neposkytuje veškeré požadované systémy a tedy je nutné řešit část požadavků dalšími aplikacemi.

E-mail

+ komunikace mezi jednotlivci i hromadné zprávy

- posílané zprávy jsou nešifrované
- není garantováno doručení zprávy
- nešikovné pro posílání binárních souborů jako příloh

Konference

(neboli mailing list)

+ dědí výhody e-mailu
+ k dispozici (dle implementace) přístup do archivu zaslaných e-mailů skrze internetové stránky, omezení přístupu

- dědí nevýhody e-mailu

Diskuzní fórum

+ nabízí (dle implementace) podporu pro vkládání souborů, soukromou a veřejnou část, řízení přístupu, zasílání e-mailů o změnách na fóru

+ skrze rozšíření lze fórum doplnit o další vlastnosti vytvářené třetími stranami.

- především u nejznámějších fór existuje větší riziko útoku skrze XSS (cross-site scripting)

Centrální systém

MediaWiki

+ známý a osvědčený systém (wikipedie)

- umožňuje omezit přístup do libovolných sekcí pouze po využití rozšíření

- nerealizovatelné CVS/SVN a případný chat

- pro provoz je nutné vlastnit minimálně vlastní webhosting

- implementace rozšíření není triviální a je nutné zasahovat do samotného kódu

- zprovoznění je poměrně zdlouhavé

TikiWiki

+ oproti Mediawiki je mnohem komplexnejší a zprovoznění méně náročné

- administrace není uživatelsky přívětivá a nastavení na míru je obtížné

- uživatelská přívětivost nebyla vyřešena ani na prezentační části a bylo by třeba dostatek času pro úpravu

- vyžaduje webhosting, chybí CVS/SVN

PHProjekt

+ kompletní systém pro správu projektu, hlavně po stránce manažerské
+ veškerá komunikace v rámci systému je zaznamenávána
+ umožňuje nastavit přístup jen určité skupině, eviduje aktivitu, apod.

- nenabízí wiki stránku spolu s CVS/SVN a neexistují rozšíření, které tuto absenci odstraní

- vyžaduje webhosting

SourceForge

+ velmi populární systém pro hostování open-source projektů
+ pro správu projektu poskytuje CVS/SVN, diskuzní fórum, evidence chyb

+ v rámci poskytnutého webprostoru lze realizovat další doplňky

- nedovoluje projekt skrýt, neposkytuje chat

- povoluje pouze open-source projekty

Google Apps

+ umožňuje komunikaci v rámci domény
+ obsahuje rozhraní pro e-maily, dokumenty, kalendář a wiki

+ poskytuje chat ve formě Jabber klienta

+ wiki poskytuje podobné vlastnosti jako Mediawiki s integrací služeb společnosti Google

+ skrze jednoduché rozhraní poskytuje nastavení přístupnosti veřejnosti

- není to přímo určené pro správu projektů

- rozšíření v podobě konference je až v placené službě či pro vzdělávací instituce.

- neposkytuje CVS/SVN

- pro provoz je vyžadována doména

Google Code

+ z dosud nabízených systému nabízí téměř vše potřebné pro vývoj
+ nabízí konferenci, CVS/SVN, úkolování, wiki

- hostování pouze open-source projektů (omezené na vybrané licence) a tedy veřejně přístupné kódy aplikace

Assembla

+ z hodnocených systémů při požadavku na vydání aplikace s uzavřeným kódem lze považovat za nejlepší

+ jedná se o kompletní systém pro vývoj, přičemž všechny požadavky splňuje
+ poskytuje wiki, chat, plánování, evidenci chyb, „konferenci“, CVS/SVN

- není zcela vyřešena práce s wiki a nastavení zasílání upozornění

Instant Messaging

ICQ

+ oficiální klient kromě chatu (a konference) podporuje i video/hlasové přenosy

- komunikace není šifrovaná a provozovatel si vyhrazuje právo na využití komunikace ke svým účelům

- licence zamezuje použití pro komerční účely

- nespolehlivý přenos souborů (u neoficiálních klientů většinou nefunguje)

- oficiální klient existuje pouze pro platformu Windows

MSN (Windows Live)

+ podporuje přenos hlasu/videa, souborů (i jejich sdílení) a tabuli pro kreslení v oficiálním klientovi

- protokol nepodporuje šifrování a konferenci (multi-chat)

- dřívější verzi nešlo zasílat off-line zprávy

- oficiální klient existuje pouze pro platformu Windows

Skype

+ podporuje chat, konferenci, audio a video hovory, přenos souborů

+ komunikace je vždy šifrovaná

+ existuje oficiální klient pro více platforem

- protokol využívá konektivitu pro přenos ostatních klientů využívajících Skype

Jabber

+ protokol může být šifrován mezi serverem či klienty

+ podporuje přenos souborů, chat, konferenci (multi-chat) a uchovávání její historie spolu s omezením přístupu

+ existuje spoustu klientů pro více platforem

+ někteří klienti podporují hlas či tabuli

- oficiálně neexistuje podpora pro hlas a video

IRC

+ dle zvoleného serveru lze komunikaci šifrovat

- posílání souborů je možné realizovat, avšak jedná se o nebezpečnou vlastnost a tedy se nepoužívá

- výhradně je protokol koncipován pro konferenci

Mobilní telefon

+ dostupnost volaného

+ nabízí jak textovou, tak hovorovou konferenční komunikaci (textovou ve formě chatu)

+ komunikace je na přenosové cestě k operátorovi šifrována

- zpoplatnění veškerých služeb

Voice messaging - obecně

Oblast internetové hlasové komunikace (VOIP) není sjednocena. Existují různé protokoly, jež jsou vzájemně nekompatibilní. Je možné šifrovat komunikaci, avšak záleží pouze na podpoře koncových zařízení a provozovatele. V rámci telefonie pouze po internetu bývají náklady za hovorné nulové. V případě nutnosti využít komunikační cesty skrze operátora je již hovorné účtováno.

Osobní (přímá) komunikace

Nejvíce náročná komunikace vzhledem k požadavkům na jednotné místo a čas, avšak nejlepší k možnosti využít mnoho prostředků pro prezentaci názorů a jejich objasnění. Oproti předchozím možnostem komunikace je tato komunikace téměř okamžitá se zpětnou vazbou od ostatních účastníků.

Tabulka vlastností protokolů

Basic general information about the protocols: creator, version, amongst others.

	Identity (not inc. alias)	Asynchronous message relaying	Transport Layer Security	Bulletins to all contacts	One-to-many routing 4	Supports groups or channels for members / nonmembers / nobody
Cspace	Unique RSA-Key	No	Yes	No	No	No
Gadu-Gadu	Unique number e.g. 12345678	Yes	Yes		No	Yes
IRC	Nickname!Username@hostname (or "hostmask") e.g. user!~usr@a.b.com 1	Yes, but via a memo system that differs from the main system	Yes, depending on individual server support	No	Simplistic multicast	Yes (everyone, multiple simultaneous, any size)
Meca Network	Username	Yes			No	?
MSNP (Windows Live Messenger, etc)	E-mail address (Windows Live ID)	Yes	No	No	Centralistic	?
OSCAR protocol (AIM, ICQ)	Username or UIN e.g. 12345678	Yes	Yes (Aim Pro, Aim Lite)	No	Centralistic	Yes (Multiple, simultaneous)
PSYC (Protocol for SYnchronous Conferencing)	PSYC URI as in psyc://server.example.net/~nickname	Yes	Yes	Yes	Custom multicast	Yes (multiple simultaneous, any size, programmable)
Retroshare	Unique RSA-Key	No	Yes	No	No	No
TOC protocol (deprecated)	Username or UIN e.g. 12345678	Yes	No		Centralistic	paying members only
TOC2 protocol	Username or UIN e.g. 12345678	Yes	No	No	Centralistic	paying members only
XMPP (Jabber)	Jabber ID (JID) e.g. usr@a.b.c/home 2	Yes	Yes	Yes	Unicast lists	Optional
SIP/SIMPLE	user@hostname	Yes	Yes	Yes	No	?
YMSG (Yahoo! Messenger)	Username	Yes	No	Yes	Centralistic	No (groups discontinued due to liability)
DirectNet	Username					?
Zephyr Notification Service						?
Gale	Unique RSA key, aliased to user@domain		Yes (public/private key)			Yes (multiple simultaneous, any size, programmable, encrypted)
Skype Protocol	Username	No	Proprietary	No	Unknown	Yes

Note 1: In ~usr@a.b.com, the a.b.com part is known as the "hostmask" and can either be the server being connected from or a "cloak" granted by the server administrator; a more realistic example is ~myname@myisp.example.com. The tilde generally indicates that the username provided by the IRC client on signon was not verified with the ident service.

Note 2: In usr@a.b.c/home, the home part is a "resource", which distinguishes the same user when logged in from multiple locations, possibly simultaneously; a more realistic example is user@jabberserver.example.com/home

Note 3: Scalability issue: The protocol gets increasingly inefficient with the amount of contacts.[1][2]

Note 4: One-to-many/many-to-many communications primarily comprise presence and groupchat distribution. Some technologies have the ability to distribute data by multicast, avoiding bottlenecks on the sending side caused by the amount of recipients. Efficient distribution of presence is currently however a technological scalability issue for both XMPP (Jabber) and SIP/SIMPLE.

Zdroj: wikipedia.org

OpenSource nie je zadarmo !

Platený vs opensource systém

Pre potreby zdodnotenia nákladov si rozdelíme nasadzovanie systému do niekoľkých fáz.

Jednotlivé fázy sa uplatnujú rozdielnou mierou pri nasadzovaní opensource a paid solution. Zadelenie do týchto fáz nám zároveň pomôže vybrať kvalitný SW pre projekt.

U každého kroku uvediem ako sa uplatní na cene.

Špecifikácia cieľov a požiadavkov
Výber
Implementácia
Zaškolenie
Testovanie
Provoz a údržba
Ukončenie provozu

Špecifikácia cieľov a požiadavkov

rizika: nepodceňovať, previesť dôkladnú oponentúru –> zaviesť do špecifikácie

náklady: práca človeka znalého chodu firmy, týmu, ... a projektu

Výber

Zahŕňa prieskum trhu, vytipovanie

schopnosť systému splniť dané požiadavky

dotazník –kľučové požiadavky ANO-NIE

rizika: nepodceňovať, previesť dôkladnú oponentúru –> zaviesť do špecifikácie

náklady: čas na výberové riadenie, cena systému predstavuje 1/10 ceny implementace

Implementácia

Vytvoriť interface medzi SW a firemným IS a internetom prípadne intranetom

Zahŕňa inštaláciu serveru a spustenie SW, prípadne inštalácia klientského SW na jednotlivé klientské stanice

Zprovoznením sa myslí naplnenie daty, vytvorenie designu, dotvorenie aplikácií

Bezpečnosť - systém by nemože modifikovať priamo dáta vo firemných systémoch !

riziká: najviditeľnejšia časť – kvalitná realizace ! od nej závisí úspech ceého projektu

náklady: inštalácia a odladenie serveru

inštalácia a odladenie modulov

zprovoznenie projektu ( grafic. vzhľad, vytvorenie aplikácií, naplnenie dátami )

Zaškolenie

Nastáva po fáze implementácie, potrebné zaškoliť užívateľov, admins, ...

Pri nákupe niektorých systémov je školenie v cene, alebo účtované zvlášť ( veľká položka)

rizika: kvalitná dokumentace ušetrí námahu a peniaze

náklady: školenie spolupracovníkov

Testovanie

Predstavuje vlastne ostrý beh systému s tým, že prístup k serveru je omedzený pre danú skupinu účastníkov procesu, kt. hlásia nefunkčnosti a problémy.

rizika: ak bude testovanie nedôkladné, problémy a chyby budú opomenuté čoho následkom môže byť neuznanie reklamácie pri paid produkte.

naviac sa vystavujeme možnosti zlyhania vostrom provoze – fatálne následky

náklady: testovanie

Udržba a provoz

Najdhšia fáza a finančne najnákladnejšia

Odstraňovanie chýb, výkonostná úprava

rizika:podcenenie dole uvedených nákladov

náklady:Plat človeka prevádzajúceho činnosti manuálne namiesto dobre naprogramovaného prostredia

Koniec provozu

Nastáva v prípade že projekt skončí alebo z dôvodu migrácie na iný SW.

rizika: dáta preniesť OR zalóhovať do iných databází ->v dobe rušenia nevieme aké moderné databáze sa budú používať, predpoklad, že budeme mať problémy s propriétárnym riešením než s klasickou a často používanou SQL dtb.

náklady: migrácia

Požadavky na bezpečnost, archivaci atp ..

U zalóhovania platí, že nás obťažuje, je nám k ničomu do doby až ich potrebujeme.

Nebrat na ľahkú váhu !

Profesionálne systémy majú aj zvláštné mechanizmy ochrany dát pred modifikáciou, zmazaním alebo hacknutím servera.

Archivace komunikace je často rovnako dôležitá ako samotná komunikácia.

História komunikácie - okrem jednoduchého prechádzania histórie potrebná aj funkcia rýchlého vyhľadávania podľa kľúčových slov, nadpisu, textu v článku, relevantnosti k téme, ...

Možnosť vytvárať časové a iné omedzenia ...

Archivace

Systémy pro správu verzí (CVS,SVN,...) poskytují archivaci textu ve formě změn z předchozí verze a u binárních dat samotnými daty. Proto je možné se vracet k předcházejícím verzím, případně porovnávat změny.

Systém Wiki je realizací systému pro správu verzí pro internetové stránky a poskytuje podobné vlastnosti, tj. nejedná se o plnou implementaci správy verzí.

Archivace těchto dat je pak závisí na zálohování disků na niž je tento systém provozován. U většiny poskytovatelů webhostingu je doba zálohování každých 24h, přičemž existuje vždy záloha z předcházejícího dne a občas i týdne. Pak záleží na správci projektu zda včas zareaguje a obnoví data před další zálohou či vytvoří záložní kopii zálohy.